[Erledigt] Autoantworten bei E-Mails

tocco_scuro · 13. April 2006

Grüß Euch!

Meine Chefin ist nächste Woche auf Urlaub und ich muss ihren Outlook (2003) jetzt so einrichten, dass dieser automatisch E-Mails verschickt, in denen die Zusender informiert werden, dass sie eben frei hat.

Nur weiß ich nicht, wo ich das einstellen kann!

Brauche dringend Hilfe!

Danke

Lg

Stef

ShadowMP · 13. April 2006

Wenn deine Chefin Mails über einen Exchange-Server empfängt (was in einem Firmen-Netzwerk üblich ist), dann gehst du folgerndermaßen vor:

Automatisches Beantworten eingehender Nachrichten bei Abwesenheit
Für diese Funktion müssen Sie über ein E-Mail-Konto von Microsoft Exchange Server verfügen.
1. Klicken Sie im Menü Extras auf Abwesenheits-Assistent.
2. Klicken Sie auf Ich bin zurzeit nicht im Hause.
3. Geben Sie im Feld "Folgende Antwort wird automatisch einmal an jeden Absender gesendet" die Nachricht ein, die bei Ihrer Abwesenheit an andere Personen gesendet werden soll.

Ich hoffe damit konnte ich dir helfen...

EDIT: Falls nicht, melde dich nochmal, es gibt noch einen anderen Weg falls deine Chefin nur ein normales POP3-Postfach hat...

tocco_scuro · 13. April 2006

Nein, da gibt es keinen Abwesenheitsassistenten.

Sie hat ein OPO/SMTP-Konto.

ShadowMP · 13. April 2006

OK dann wird es ein wenig komplizierter, aber wir bekommen das schon hin...

Also Schritt für Schritt:

1. Du erstellst eine neue E-Mail, gibst in den Betreff "Abwesenheitsnotiz" ein und fügst dann im Textfenster ein wann bzw. wie lange deine Chefin abwesend ist.

2. Gehe dann auf "Datei --> Speichern unter... (eventuell den Doppelpfeil ganz unten vorher drücken damit das Feld sichtbar wird)", und dann als Dateityp "Outlook-Vorlage" wählen.

Nun zum eigentlichen Prozedere:

3. Gehe unter Extras auf "Regeln und Benachrichtigungen", wähle dort "Neue Regel".

4. Dann "Regel ohne Vorlage erstellen" wählen und "Nachricht bei Ankunft prüfen" ausgewählt lassen, dann auf "Weiter".

5. Jetzt ein Häkchen setzen bei "über Konto Kontoname", und unten auf das unterstrichene Wort "Kontoname" klicken. Hier wählst du das Mail-Konto deiner Chefin aus. Dann wieder auf "Weiter".

6. Dann ein Häkchen setzen bei "diese mit einer bestimmten Vorlage beantworten. Hier unten wieder auf das unterstrichene Wort "einer bestimmten Volage" klicken. Im neuen Fenster oben hinter "Suchen in:" auf "Vorlagen im Dateisystem" gehen und die unter 1 und 2 erstellte Vorlage auswählen.

Dann auf "Öffnen" klicken und im jetzigen Fenster auf "Weiter".

7. Jetzt könntest du noch Ausnahmen definieren (z.B. bei Besprechungsanfragen oder bei Mail von bestimmten Personen usw.), aber ich denke das brauchst du nicht also einfach auf "Weiter" klicken.

8. Nun hast du nochmal eine Übersicht über alle Einstellungen, kannst der Regel noch einen Namen geben (z.B. Abwesenheits-Regel) und auf "Fertig stellen" klicken. Wichtig ist dass das Feld "Diese Regel jetzt auf Nachrichten anwenden..." leer bleibt, sonst würde er alle schon vorhandenen Nachrichten mit der Abwesenheitsnotiz beantworten, was du sicher nicht möchtest.

So das sollte klappen, und nicht vergessen die Regel wieder rauszunehmen wenn deine Chefin wieder da ist. *g*